В бизнес кореспонденцията бизнес партньори, служители и ръководители постоянно пишат официални имейли един на друг. Продавачите използват тези имейли, за да се свързват с потенциални клиенти. За да създадете добро първо впечатление е важно да спазвате правилата за писане и форматиране на делови писма. Винаги след като сте написали писмото е добре да направите проверка на правописа, за да сте сигурни, че нямате грешки в официалната кореспонденция.

Приятелски език като “Здравей” не е подходящ. Ако се обръщате към изпълнителен директор, бизнес партньор или потенциален клиент, използвайте официален тон.

Примери:

• Уважаеми (име и фамилия);
• Здравейте, (име и фамилия);
• Добър ден, (име и фамилия).

Проверете имейл адреса си

По-добре е да изпращате писма от корпоративна поща. Получателят веднага ще види подателя по името. Ако пишете от личен имейл, уверете се, че получателят разбира кой му е изпратил съобщението. Вашият имейл трябва да съдържа вашето име и фамилия.

Изберете четим шрифт

Вземете решение за два постоянни шрифта за компанията – за основния текст и заглавията. Комбинирайте типове шрифтове. Отпечатайте заглавията си с голям, получерен шрифт, за да ги откроите.

За обемен текст изберете шрифтове като Georgia или Times New Roman: това прави голяма буква по-лесна за четене. За няколко изречения шрифтовете като Arial, Helvetica, Verdana или Calibri са добри.

Помислете за тема

Темата е първото впечатление на получателя за вас. Посочете целта на писмото. Ясното и кратко заглавие е най-добрият начин да започнете официален разговор. Темата може да бъде – болезнена точка в бизнеса, поставяне на цели, обаждане на клиент или среща. Примерни теми: “Телефонно обаждане”, “Продължение на срещата на [място] [дата].”

Бъдете кратки

Не губете времето на събеседника в четене на ненужни подробности в писмото. Поради натоварване получателят няма да може да прочете голямо съобщение. Ако формулирате накратко и ясно идеята, ще бъдете правилно разбрани и ще получите отговор.

Форматирането ще ви помогне да направите писмото ефективно и лесно за четене. Разделете текста на абзаци, направете списъци с водещи символи, подчертайте важната информация. Плътният текст е труден за четене.

Използвайте официално завършване

Завършете бизнес писмата с фрази:

• Благодаря ви за отделеното време;
• На Ваше разположение;
• Благодаря ви за отговора;
• Приятен ден;

Можете също така да изразите своите желания за по-нататъшно сътрудничество. Например за поддържане на общ проект, нови сделки, покана за участие в конференция.

Дизайн на подпис

Електронният подпис показва:

• Пълно име, длъжност, име на фирма;
• информация за контакт – телефон, уебсайт, адрес на организацията;
• лого;
• връзки към социалните мрежи на служителя.

Не претоварвайте подписа с ненужни данни и го разделете на параграфи.

Източник: album.bg